Was steckt hinter dem Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist eine verspätete Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie auf nationaler Ebene. Letztere trat 2019 in Kraft und sollte bereits 2021 in Deutschland umgesetzt werden.
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll
• Mitarbeiter vor Entlassung, Mobbing, Disziplinarverfahren, Abmahnung oder anderweitiger Benachteiligung schützen, wenn sie Verstöße gegen Compliance, EU-Recht oder deutsches Recht oder verfassungsfeindliche Äußerungen bei Beamten bemerken und diese melden und
• das Melden dieser Verstöße erleichtern.
Welche Änderungen gab es im Vermittlungsausschuss?
In der Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses vom 9. Mai finden sich ein paar wesentliche Änderungen am Gesetz wieder.
- Anonymität: Es gibt keine Pflicht (mehr), die Abgabe anonymer Meldungen zu ermöglichen. Jedoch sollen jedoch auch anonym eingehende Meldungen nachgehen.
- Interne/Externe Meldungen: Hinweisgeber sollen den internen Weg bevorzugen, falls auf diesem Wege wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann.
- Beweislast: Das Gesetz sieht auch weiterhin eine Beweislastumkehr vor, wenn die hinweisgebende Person eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erleidet. Hinweisgeber müssen sich in einem Gerichtsverfahren aber ausdrücklich darauf berufen. Der Schmerzensgeldanspruch für Hinweisgeber wurde gestrichen.
- Bußgelder: Die Bußgelder für Unternehmen, die sich nicht an die neuen Vorgaben halten, wurden von 100.000 Euro auf 50.000 Euro herabgesetzt.
Hinweisgeber sollen im Grundsatz die Wahl zwischen externer und interner Meldung haben. Das bedeutet auch, dass Beschäftigungsgeber Anreize dafür schaffen sollten, dass sich hinweisgebende Personen zunächst an die jeweilige interne Meldestelle des Beschäftigungsgebers wenden, bevor sie eine Meldung bei einer externen Meldestelle des Bundes oder des Landes einreichen.
Am 9. Mai 2023 einigte sich der Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat auf Änderungen im Hinweisgeberschutzgesetz. Der Bundestag hat das Gesetz daraufhin am 11. Mai 2023 verabschiedet, der Bundesrat hat den Änderungen am 12. Mai 2023 zugestimmt.
Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes
- Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern besteht seit dem 02.07.2023 eine Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgebersystems.
- Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern müssen ihren Mitarbeitern ebenfalls einen Meldekanal zur Verfügung stellen. Sie haben dazu bis zum 17.12.2023 Zeit.
- Über die Meldesysteme müssen sowohl schriftliche und mündliche als auch die persönliche Meldung von Vorfällen und Missständen möglich sein.
- Hinweise müssen innerhalb von 7 Tagen von der internen Meldestelle bearbeitet bzw. bestätigt werden. Spätestens 3 Monate nach Meldung müssen Hinweisgeber über die ergriffenen Maßnahmen informiert werden.
- Das Hinweisgebersystem muss DSGVO-konform sein und die Identität des Hinweisgebers schützen. Das Angebot einer anonymisierten Abgabe von Meldungen wird ausdrücklich empfohlen, ist aber nicht verpflichtend.
- Bei Gesetzesverstößen müssen Unternehmen mit Bußgeldern von bis zu 50.000 € rechnen.
Was ist für private Unternehmen zu tun?
- Die Beschäftigten müssen in einfacher Sprache über die Möglichkeiten der Nutzung eines internen und externen Meldekanals informiert werden.
- Die Meldungen müssen in mündlicher Form, z.B. telefonisch, oder in Textform ermöglicht werden. Auf Bitte der hinweisgebenden Person muss auch eine persönliche Meldung oder eine Videokonferenz möglich sein.
- Es muss keine anonyme Meldung möglich sein.
- Sodann muss ein gesetzlicher Pflichtenkatalog von der Meldestelle abgearbeitet werden:
- Eingangsbestätigung an den Hinweisgebenden innerhalb einer Frist, Aufklärung des Sachverhaltes, Ergreifung von Folgemaßnahmen und Dokumentationspflichten.
- Die interne Meldestelle muss umfassende Befugnisse haben, um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen.
Bußgelder vermeiden
Unternehmen, die nicht fristgerecht eine geeignete Meldestelle einrichten, müssen mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 Euro rechnen.
Aber auch Hinweisgeber, die wissentlich unrichtige Meldungen abgeben, können mit einem Bußgeld in dieser Höhe belangt werden. Das neue Gesetz schützt also nicht nur Hinweisgeber, sondern auch die Unternehmen.
Wichtig: Sofern ein Unternehmen auch nur versucht, Mitarbeiter an einer Meldung zu hindern, oder die eingehende Meldung nicht vertraulich behandelt, so kann es mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000 Euro belegt werden.
Wie funktioniert ein Hinweisgeberschutzsystem?
Ein Hinweisgeber soll schriftlich, mündlich oder persönlich eine Meldung über einen Gesetzesverstoß abgeben können. Unternehmer müssen dann die Identität des Meldenden oder vertraulich behandeln und ihm bestätigen, dass der Hinweis angekommen ist. Sodann muss eine Bewertung der Meldung erfolgen. Bei Bedarf müssen geeignete Folgemaßnahmen zur weiteren Aufklärung der Meldung oder zur Abschaffung des gesetzeswidrigen Zustands ergriffen werden. An diese Vorgaben muss sich das Unternehmen halten, um ebenfalls, z.B. bei Falschmeldungen, vom Schutz des Gesetzes zu profitieren.
Die schriftliche Meldung kann z.B. komfortabel über ein webbasiertes Tool in Ihrem Intranet erfolgen. Auf Wunsch kann der Hinweis anonym abgegeben werden, auch wenn dies keine zwingende Vorgabe des Gesetzes mehr ist.
Welche Vorteile habe ich durch die Einrichtung einer internen Hinweisgeberstelle?
Sie bekommen dadurch zunächst die Chance, einem Hinweis zunächst intern nachzugehen und diesen aufzuklären, bevor sich z.B. die Staatsanwaltschaft im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens damit beschäftigt. Damit kann Zeit zur Abgabe einer strafbefreienden Selbstanzeige gewonnen werden. Auch Durchsuchungen der Ermittlungsbehörden vor Ort können so unter Umständen verhindert werden.
Bei haltlosen Hinweisen können schwere Imageschäden auf diese Weise vermieden werden.
Die Installation einer Software ist nicht nötig, das System ist schnell und unkompliziert einsatzbereit.
